home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Educational Software Cooperative 4 / Educational Software Cooperative 4.iso / bl216 / bl.txt < prev    next >
Text File  |  1995-10-11  |  51KB  |  1,159 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.  
  17.  
  18.             ************************************************************
  19.             *                                                          *
  20.             *                                                          *
  21.             *                B O O K   L I B R A R I A N               *
  22.             *                         Version                          *
  23.             *                           2.16                           *
  24.             *                                                          *
  25.             *                       User's Guide                       *
  26.             *                                                          *
  27.             *                            by                            *
  28.             *                                                          *
  29.             *                     Lemuel D. Turner                     *
  30.             *                      TurboSystemsCo                      *
  31.             *                      P.O. Box 965368                     *
  32.             *                    Marietta, Ga. 30066                   *
  33.             *                        770-516-8575                      *
  34.             *                        770-591-4988(FAX)                 *
  35.             ************************************************************
  36.  
  37.                       (C) Copyright 1991-1995 Lemuel D. Turner
  38.                       (C) Copyright 1991-1995 TurboSystemsCo
  39.                                _______
  40.                           ____|__     |               (R)
  41.                        --|       |    |-------------------
  42.                          |   ____|__  |  Association of
  43.                          |  |       |_|  Shareware
  44.                          |__|   o   |    Professionals
  45.                        -----|   |   |---------------------
  46.                             |___|___|    MEMBER
  47.  
  48.  
  49.  
  50.                                  LICENSE AGREEMENT
  51.                               BOOK LIBRARIAN PROGRAM
  52.  
  53.  
  54.          (C) Copyright 1991-95 TurboSystemsCo and Lemuel D. Turner for this
  55.          software, documentation, and user interface.  Marietta, Ga. United
  56.          United States of America. All rights reserved.
  57.  
  58.          TurboSystemsCo grants you without charge the right to reproduce,
  59.          distribute and use copies of this "shareware" version of our
  60.          BOOK LIBRARIAN software product (including the on disk
  61.          documentation), on the express condition that you do not receive
  62.          any payment, commercial benefit, other consideration for such
  63.          reproduction or distribution, or change this license agreement or
  64.          copyright notice.  *(Shareware distributors, user's groups and BBSs
  65.          may charge a distribution/copy fee as long as the shareware distri-
  66.          bution/marketing concept is explained)*   Use of the program without
  67.          registration is limited to 45 days. After 45 days of use the
  68.          program *must* be registered or removed from your computer system.
  69.  
  70.                               TurboSystemsCo
  71.                               P.O. Box 965368
  72.                             Marietta, Ga. 30066
  73.  
  74.  
  75.          By sending in your payment, along with your name, mailing address
  76.          version number, and where you heard about the BOOK   LIBRARIAN
  77.          product and obtained your copy, your copy of BOOK LIBRARIAN
  78.          will be registered with us.  This will enable you to receive (1)
  79.          technical support, (2) announcements of future releases, the latest
  80.          version, (3) a printed manual and discounts on additional programs
  81.          from TurboSystemsCo. (4) The ability to change the Report Headings.
  82.  
  83.          THIS PRODUCT IS LICENSED WITHOUT ANY WARRANTY OF MERCHANTABILITY,
  84.          FITNESS OF PARTICULAR PURPOSE, PERFORMANCE, OR OTHERWISE; ALL
  85.          WARRANTIES ARE DISCLAIMED. BY USING THE BOOK LIBRARIAN PRODUCT,
  86.          YOU AGREE THAT NEITHER TurboSystemsCo NOR ANY OF OUR EMPLOYEES,
  87.          AFFILIATES, OWNERS, OR OTHER RELATED PARTIES WILL BE LIABLE TO
  88.          YOU OR ANY THIRD PARTY FOR ANY USE OF (OR INABILITY TO USE) THIS
  89.          SOFTWARE, OR FOR ANY DAMAGES WHATSOEVER. EVEN IF WE ARE APPRISED
  90.          OF POSSIBILITY OF SUCH DAMAGES OCCURRING.
  91.  
  92.          This software may not be reversed-engineered or disassembled,
  93.          and includes certain trade secrets and confidential information
  94.          of TurboSystemsCo.
  95.  
  96.                  BOOK LIBRARIAN is a trademark of TurboSystemsCo.
  97.  
  98.  
  99.  
  100.                                        < i >
  101.  
  102.  
  103.                                   TABLE OF CONTENTS
  104.  
  105.  
  106.  
  107.         Introduction
  108.             Introduction .............................................   1
  109.             Features .................................................   1
  110.             System Requirements ......................................   2
  111.             Disk Back-Up .............................................   2
  112.  
  113.         Getting Started
  114.             Installing Book Librarian ................................   3
  115.                 DOS Installation/Start-Up ............................   3
  116.                 Windows 3.1 Installation/Start-Up.....................   3
  117.                 Windows 95 Installation/Start-Up......................   3
  118.                 Hard Disk System .....................................   4
  119.                 Printer Set-up .......................................   4
  120.  
  121.         Data Entry
  122.            Data Entry Screen .........................................   5
  123.                Command Menu ..........................................   5
  124.                Edit Keys .............................................   6
  125.                Keyboard and Mouse Usage ..............................   6
  126.            Data Operations ...........................................   7
  127.                Adding Records ........................................   7
  128.                   Data Entry Fields ..................................   8
  129.                Editing Records .......................................   8
  130.                Deleting Records ......................................   8
  131.  
  132.         Searching
  133.            The Find Function .........................................   8
  134.                List Book Window ......................................  10
  135.            The Browse Function .......................................  11
  136.            The Search Function .......................................  11
  137.                Query Screen Fields ...................................  11
  138.  
  139.        Reports
  140.            Reports ...................................................  12
  141.                Report Type Menu ......................................  12
  142.                List To Menu ..........................................  12
  143.                List All ..............................................  13
  144.                Sort By Menu ..........................................  13
  145.                Spacing Menu ..........................................  13
  146.            Report Formatter ..........................................  13
  147.                Formatter Fields ......................................  13
  148.                Wrap Example ..........................................  14
  149.            Re-Index Corrupt Files ....................................  14
  150.  
  151.        Copyright Enforcement .........................................  15
  152.  
  153.                                                < ii >
  154.  
  155.        CUSTOMER SUPPORT
  156.  
  157.        TurboSystemsCo has a strong commitment to customer support.  We
  158.        provide technical support only to registered users.  However if
  159.        you should experience problems getting the program to run on
  160.        your systems prior to registering, we will attempt to resolve
  161.        those problems.
  162.  
  163.        Lemuel D. Turner the owner and president of TurboSystemsCo and
  164.        the author of Book Librarian is a member of the Association of
  165.        Shareware Professionals.  While we don't think you'll ever need
  166.        it,  by Mr. Turner's membership in the Association of Shareware
  167.        Professionals, registered users have an additional avenue to
  168.        resolve customer support disputes if they can not be resolved to
  169.        the registered user's satisfaction.  See statement below:
  170.  
  171.  
  172.        ASP OMBUDSMAN STATEMENT
  173.  
  174.        Lemuel D. Turner is a member of the Association of Shareware
  175.        Professionals (ASP).  ASP wants to make sure that the shareware
  176.        principle works for you.  If you are unable to resolve a share-
  177.        ware-related problem with an ASP member by contacting that mem-
  178.        ber directly, ASP may be able to help.  The ASP Ombudsman can help
  179.        you resolve a dispute or problem with an ASP member, but does not
  180.        provide technical support for member's products.  Please write the
  181.        ASP Ombudsman at 545 Grover Road, Muskegon Mi. 49442-9427 or send a
  182.        Compuserve message via easyplex to ASP Ombudsman 70007,3536.
  183.  
  184.                               Version 2.xx Changes
  185.                               -------------------
  186.  
  187.       Listed below are the changes made in this release.  The Introduction
  188.       has been updated with the changes but the rest of the manual has not.
  189.       The printed and bound manual that comes with the registered version
  190.       has the changes incoporated.
  191.  
  192.       1. A new menu item File has been added to Command Menu (pp5). The File
  193.       menu displays a drop down menu with 7 menu items explained below:
  194.  
  195.       ITEM                             FUNCTION
  196.       -----------     -----------------------------------------------------
  197.       Open/New        Allows you to open a file previously created, or to
  198.                       create a new file. Displays the File Selection Screen.
  199.  
  200.       Set Index       The  program uses 7 index fields, title, author, sub-
  201.                       ject, type, record#, catalog # and tag. The index
  202.                       selected determines the order books are displayed when
  203.                       the Next, Prev, Last and Top menu items are selected.
  204.  
  205.       Select Printer  See Printer Installation (pp4).
  206.  
  207.       Book Count      Totals the number of books in the file.
  208.  
  209.       Set Scr Save    Displays a screen to alter the delay before the screen
  210.                       saver appears. Valid entries are 0 - 600 seconds.
  211.                       Enter 0 the disable the screen saver.
  212.  
  213.       Untag All      Untags all tagged records, ie change tag to "N".
  214.  
  215.       Calendar       Displays a pop-up calendar. Can also be activated when
  216.                      in a date field, by pressing the [PgUp] key.
  217.  
  218.     2. Browse deleted from the Command Menu -- Browse duplicated function-
  219.     ality found in the FIND menu item.
  220.  
  221.     3. Nine new data entry fields were added to the data entry screen (pp8).
  222.  
  223.     Rec#             An automatically incrementing nummeric field, also
  224.                      can be used as the accession number.
  225.  
  226.     Sub2, Sub3       Holds the second and third subject areas of the book
  227.                      if applicable.
  228.  
  229.     Cond             Use to hold the book condition, good, worn etc.
  230.  
  231.     Value            Holds the present or appraised value of the book.
  232.  
  233.     Borrower (f)     Holds the first name of the borrower.
  234.  
  235.     Borrower (l)     Holds the last name of the borrower.
  236.  
  237.     Due Date         The return date for a borrowed book.
  238.  
  239.                                      < iv >
  240.  
  241.  
  242.                               Version 2.0 Changes -cont
  243.                               -------------------
  244.  
  245.     Tag              Tag is a special field use to select individual records
  246.                      for printing. It can not be edited like the other fields.
  247.                      Press [F9] to toggle the field to 'Y' for printing.
  248.                      Press [F9] again to toggle the field back to 'N'.  You
  249.                      would not normally use this feature to print out your
  250.                      complete list of books. You would probably use this
  251.                      feature to select books to print that have been updated
  252.                      or recently added. After tagging the books you want to
  253.                      print, Select Reports, then the report type, where to
  254.                      list the report, then Select All, then for Sort By use
  255.                      TAG.  Only the tagged books will be printed. After the
  256.                      books are printed, select Untag All from the File Menu.
  257.                      This will prevent the items from being printed again.
  258.  
  259.                      There are other uses for the field than selecting books
  260.                      for printing.  You could also use it to tag books that
  261.                      are on loan.  I'm sure you can come up with many
  262.                      addition uses for the field.
  263.  
  264.     4. Five new Report Types have been added to the Report Selection Screen
  265.        (pp 12).
  266.  
  267.       Subject-2      Can be listed to the screen, printer or disk. Report
  268.                      Fields are: Subject, Subject2, Subject3 and Title.
  269.  
  270.       Library Cards  Similar to the 3 x 5 index cards, but printed in
  271.                      library format.
  272.  
  273.       Labels         Prints information on 3 1/2 x 15/16 continous form
  274.                      labels. Laser/Inkjet labels are not supported. Lists
  275.                      Title, Catalog#, ISBN, Record#.
  276.  
  277.       Borrower       List Borrower, Title, Catalog#, ISBN, Record#, and
  278.                      Due Date.
  279.  
  280.       Overdues       Identical to above, but only list those past the Due
  281.                      Date.
  282.  
  283.       The memo report is not new but has been modified to print multiple
  284.       records per page instead of one record per page.
  285.  
  286.       Subject-1 is the same as the old Subject report.
  287.  
  288.     5.  Three new indexes have been added: (1)Record#, (2)Catalog# and
  289.         (3)Tag
  290.  
  291.     6. You can now search for data in the memo field, using the CT operator,
  292.  
  293.     7. Can now directly edit any field, by pressing the ALT key and the
  294.        highlighted letter in the field name.  Now for example if you want to
  295.        make a change in the memo field, you can press ALT M and jump directly
  296.        to the memo field, whereas previously you had to go through all the
  297.        fields to get to the memo field.
  298.  
  299.                                      < v >
  300.  
  301.  
  302.  
  303.                               Version 2.0 Changes -cont
  304.                               -------------------
  305.  
  306.     8. A pop-up calendar has been added that can be accessed when in date
  307.        fields by pressing the [PgUp] key. Or it can be accessed any time
  308.        from the file menu.
  309.  
  310.     9. The size of the memo field is doubled from earlier versions, can now
  311.        hold 60 lines of information. The length of the author and title
  312.        fields were increased.
  313.  
  314.    10. The primary index is now user selectable.
  315.  
  316.    11. Now supports laser printer index cards.
  317.  
  318.    12. Can now switch datafiles without exiting the program.
  319.                                    INTRODUCTION
  320.  
  321.  
  322.         BOOK LIBRARIAN is an easy to use book database management system.
  323.         It is ideal for managing a personal, professional, church, club,
  324.         or business library.  You can quickly search your library by Title
  325.         Author, Subject or Book type.  Can print reports to the screen,
  326.         printer or disk file.
  327.  
  328.  
  329.         FEATURES
  330.  
  331.         - Holds 25 Information Fields About Each Book
  332.           -- Title, Author (first & last), Subjects(3), Book Type, Edition,
  333.              Pages, Copyright Year, Catalog #, ISBN, Purchase Date, Price,
  334.              Publisher, Location, Note1, Note2, Borrower (first & last),
  335.              Rec/Accesssion#, Condition, Tag, Value, Due Date.
  336.  
  337.           -- A memo field that can hold up to 60 lines of information about
  338.              each title.
  339.  
  340.  
  341.         - Database Management Functions.
  342.           -- File, Next, Prev, Find, Top, Last, Edit, Add, Del, Search,
  343.              Report, Quit
  344.  
  345.  
  346.         - Reports
  347.           -- Thirteen fixed format reports, plus a self design report.
  348.              --- Reports may be printed to screen, printer or disk text file.
  349.              --- Can print on continous form 3 X 5 cards or laser 3 x 5 cards
  350.  
  351.  
  352.         - Context Sensitive Help
  353.           -- Press F1 to bring up a relevant help screen at any point in
  354.              the program.
  355.  
  356.         - Mouse Support
  357.  
  358.         - Screen Saver
  359.           -- A built-in screen saver activates when the keyboard is not used
  360.              at a user customizable interval.
  361.  
  362.         - Find/Browse Windows
  363.           -- Moveable, scrollable, resizeable
  364.  
  365.         - Find any Title, Subject, Author, Book Type, Rec#, Catalog#, or Tag
  366.          in approximately 1 second or less.
  367.  
  368.         - Search database on any combination of fields.
  369.  
  370.         - Can hold over 2 billion titles, approximately 600 on a 360k floppy
  371.           if memo field is not used. Memo field only uses disk space if the
  372.           field is used.
  373.  
  374.  
  375.         ===============================  1  ==============================
  376.  
  377.  
  378.  
  379.  
  380.         SYSTEM REQUIREMENTS
  381.  
  382.         To use BOOK LIBRARIAN you will require:
  383.  
  384.                       IBM PC/XT/AT PS/2 or Compatible.
  385.  
  386.                       At least 512k of memory.
  387.  
  388.                       Hard Drive or 720K+ floppy
  389.  
  390.                       Monochrome or Color Monitor
  391.  
  392.                       Printer (capable of print in compressed mode to use
  393.                       all the features of the program).
  394.  
  395.                       MS-DOS/PC-DOS 2.1 or higher.
  396.  
  397.                       Supports both keyboard and mouse input.
  398.  
  399.  
  400.  
  401.  
  402.         Your CONFIG.SYS file must have the statement, FILES=35.  If the
  403.         number is greater than 35 that's okay.  Refer to your DOS manual
  404.         if you are not familiar with the CONFIG.SYS file. The automatic
  405.         installation program will check and make the reguired changes if
  406.         you desire.
  407.  
  408.  
  409.  
  410.  
  411.  
  412.         BACKUP YOUR PROGRAM DISK
  413.  
  414.         Please make a backup copy of the program disk.  If required,
  415.         please refer to your DOS manual for back-up procedures.
  416.  
  417.  
  418.  
  419.  
  420.  
  421.  
  422.  
  423.  
  424.  
  425.  
  426.  
  427.  
  428.  
  429.  
  430.  
  431.  
  432.         ===============================  2  ================================
  433.  
  434.         INSTALL BOOK LIBRARIAN
  435.  
  436.    Book Librarian is a dos program but is compatible with Win 3.1 and Win
  437.    95.  The program comes with two installation routines. One to install the
  438.    program strickly as a dos application. The other routine will install the
  439.    program to be run from a program group from Win 3.1 or Windows 95.
  440.  
  441.    DOS INSTALLATION AND START-UP
  442.  
  443.    1. Insert the Book Librarian disk in the A or B drive as applicable.
  444.  
  445.    2. Type A:\INSTALL or B:\INSTALL as applicable.
  446.  
  447.    3. Follow the on screen instructions.
  448.  
  449.    NOTE: If you downloaded the program from a BBS, after unzipping the
  450.    program, change to the directory where you unzipped the program and type
  451.    INSTALL and follow the on screen instructions.
  452.  
  453.    To start the program after installation change to the directory where you
  454.    installed the program (normally C:\BOOK) and type BL and press the
  455.    enter key.  To get to the correct directory type the following:
  456.                           CD\
  457.                           CD\BOOK
  458.                           BL
  459.    Press the ENTER key after each line above.
  460.  
  461.    WINDOWS 3.1 INSTALLATION and START-UP
  462.  
  463.    1. Start Windows and the Program Manager
  464.  
  465.    2. Choose File|RUN
  466.  
  467.    3.Type A:\SETUP.EXE or B:\SETUP.EXE as applicable. Answer yes to install
  468.      icons in the Program Manager when asked.
  469.    NOTE: If you downloaded the program from a BBS, after unzipping the
  470.    program choose FILE|RUN and type the drive and path where the file is
  471.    located followed by SETUP.EXE. For example: C:\TEMP\SETUP.EXE and follow
  472.    the instructions. Or double click SETUP.EXE from the file manager.
  473.  
  474.    To start the program, click the TurboSystemsCo DOS Apps group, then double
  475.    click the Book Librarian icon. Press ALT+ Enter key to switch between
  476.    full screen and a dos window.
  477.  
  478.    WINDOWS 95 INSTALLATION and START-UP
  479.  
  480.    1. From Windows 95 Click the Start button, point to Settings, then click
  481.    the Control Panel.
  482.  
  483.    2. On the Control Panel, double click Add/Remove programs.
  484.  
  485.    3. Follow the on screen instructions. Answer yes to install icons to the
  486.       program manager when asked.
  487.    To start the program, click the start button, then Programs, then
  488.    TurboSystemsCo DOS Apps then double click the Book Librarian icon.
  489.    Press ALT+ Enter key to switch between full screen and a dos window.
  490.  
  491.         ================================= 3 ================================
  492.  
  493.         FILE SELECTION
  494.  
  495.         Press the space bar to bypass the shareware registration screen. Next
  496.         the File Selection Screen is displayed. All Book Librarian datafiles
  497.         end with the extension .BLF.  You should see SAMPLE3.BLF and
  498.         MYFILE3.BLF. SAMPLE3.BLF is a sample file that you can use to quickly
  499.         examine the many program features. MYFILE2.BLF is an empty file that
  500.         you can use to start entering your own data. To select one of the
  501.         files, place the cursor (white bar) over one of the files and press
  502.         the Enter key.
  503.  
  504.         To create a datafile press the F2 function key while still on the
  505.         File Selection Screen.  Enter a file name without an extension
  506.         when prompted.
  507.  
  508.         To select a data file on a different drive, press the control key
  509.         and the drive letter.  For example to select a data file on drive
  510.         B, press the control key and the letter B together.
  511.  
  512.         PRINTER INSTALLATION
  513.  
  514.         The first time you use Book Librarian or if you change printers,
  515.         you must install your printer for use with Book Librarian. To
  516.         install your printer, select U)til from the Main Menu.  Then
  517.         select S)elect Printer from the next menu.  The menu will display
  518.         five selections. (1) Epson and Compatibles, (2) IBM Proprinter and
  519.         Compatibles, (3) HP Laser Series II/III/IV and Compatibles,
  520.         (4) HP Deskjet 500/550C, (5) Cannon BJC-600 and Compatibles,
  521.         (6) Generic, (7) TSC Printer.
  522.  
  523.         To select a printer, select the highligted letter or use the arrow
  524.         key to move the cursor over the printer and press RETURN/ENTER.
  525.  
  526.         Most non-laser and some laser printers are compatible with the Epson
  527.         or IBM ProPrinter.  If your printer is not an Epson or IBM Proprinter
  528.         check your manual, it is probably compatible with one or both.
  529.         Select the appropiate  printer.   If you have a laser printer, select
  530.         the HP Laser printer.
  531.  
  532.         If your printer will not work with any of the first five selections
  533.         then you should select the Generic Printer.  When you use the Generic
  534.         printer printer control codes are sent to your printer.   You will
  535.         not be able to print the Comprehensive and Index Cards unless you
  536.         manually place your printer in compressed mode prior to starting the
  537.         report.  Also the headings will not be printed in bold.
  538.  
  539.         The final selection (7) TSC, is used to load a custom driver for your
  540.         printer created by TurboSystemsCo.  If none of the first three
  541.         will work with your printer then contact TurboSystemsCo.  We may be
  542.         able to construct a driver for you.  Please provide the manufactuer
  543.         and model number.
  544.  
  545.         If you select one of the printers and the reports don't print
  546.         correctly, always reset or turn your printer off then back on
  547.         prior to trying another selection.  NOTE: Laser, Deskjet and
  548.         the Cannon printers cannot print index cards in this version.
  549.  
  550.        ================================= 4 =================================
  551.        DATA ENTRY
  552.  
  553.        After the File Selection Screen is displayed, the Main Data Entry
  554.        Screen is displayed.  The screen contains 25 data entry fields, 1
  555.        memo field and the Command Menu.
  556.  
  557.        The Command Menu provides Book Librarian with a selection of easy to
  558.        use database management functions.   Each menu item can be selected by
  559.        pressing the highlighted letter, or by using the arrow keys to place
  560.        the cursor over an item and pressing ENTER, or by using the mouse.
  561.        The function of each menu item is provided below:
  562.  
  563.        ITEM        FUNCTION
  564.        -------     --------------------------------------------------------
  565.        Next        Displays the next book title in alphabetical order.
  566.  
  567.        Prev        Displays the previous book title in alphabetical order.
  568.  
  569.        Find        Use this feature to rapidly locate any Title, Author,
  570.                    Subject, or Book Type.
  571.  
  572.        Top         Displays the first book in Title index order.
  573.  
  574.        Last        Displays the last book in Title index order.
  575.  
  576.        Edit        Edit the book currently displayed on the screen.
  577.  
  578.        Add         Add a new book to the library file.
  579.  
  580.        Del         To delete the book displayed on the screen.
  581.  
  582.        Search      Displays the Search Selection Screen.  Search the lib-
  583.                    rary file using multiple selection criteria.  Matches are
  584.                    displayed on the Data Entry Screen.
  585.  
  586.        Browse      Allows you to display the book records in tabular for-
  587.                    mat in a browse window, scroll through the records
  588.                    indexed by Title, Author, Subject or Book Type.
  589.  
  590.        Rpt         Displays the report selection screen.
  591.  
  592.        Quit        Exits Book Librarian.
  593.  
  594.        F1          Displays context sensitive help about menu items or data
  595.                    entry fields.  The F1 key is not displayed.
  596.  
  597.        Alt+'V'     Pressing the ALT key and pressing 'V' will display a
  598.                    screen to alter the delay before the screen saver.
  599.                    Valid entries are 5 to 600 seconds.  Enter 0 to turn
  600.                    screen save off.
  601.  
  602.        ESC         The same as Quit, also Alt+'X' has same function.
  603.  
  604.        Copy        Add a new item, but copy fields currently displayed.
  605.  
  606.        F3          Flushes data stored in memory to disk.
  607.  
  608.        ================================= 5 =================================
  609.  
  610.        EDIT KEYS
  611.  
  612.        The edit key listed below are in effect when entering data into the
  613.        Main Data Screen and other screens where data can be entered.
  614.  
  615.  
  616.        KEY        FUNCTION
  617.        ---------  --------------------------------------------------------
  618.        F1         Displays help screen.
  619.  
  620.        F2         Displays file name field on Data File Selection Screen.
  621.  
  622.        F5         The field is deleted from the cursor position to the end
  623.                   of the field and the cursor is placed back at the left
  624.                   margin of the field.
  625.  
  626.        F10        The key is used to end editing.  If on the main data entry
  627.                   screen, the data is written to a data file.  On other
  628.                   screens, control will be returned to the menu.
  629.  
  630.        ESC        Key is used to exit from data entry while using the Add
  631.                   or Edit functions.  The changes made to the data entry
  632.                   screen are canceled.
  633.  
  634.        ENTER      Pressing ENTER/RETURN while in a data entry field ends
  635.                   edit of the field and moves the cursor to the next field.
  636.  
  637.        BACKSPACE  Causes the cursor to move to the left and erases the char-
  638.                   acter to the left.
  639.  
  640.        INS        Toggles between insert and overwrite of characters.
  641.  
  642.        DEL        Deletes the character under the cursor.
  643.  
  644.        UP ARROW   Moves the cursor to the previous field if not in the first
  645.                   field.
  646.  
  647.        DN ARROW   Moves the cursor to the next field on the screen.
  648.  
  649.        L ARROW    Moves cursor to left within a field.  Does not delete
  650.                   characters.
  651.  
  652.        R ARROW    Moves cursor to right within a field.  Does not delete
  653.                   characters.
  654.  
  655.        KEYBOARD AND MOUSE USAGE
  656.  
  657.        Book Librarian can use both the keyboard and a mouse or a combi-
  658.        nation of both.  There are three direct equivalences between the
  659.        mouse and the keyboard.
  660.  
  661.        *    The left mouse button is exactly equal to the ENTER key.
  662.        *    The right mouse button is exactly equal to the Esc(ape) key.
  663.        *    The left and right button pressed together, (or the middle
  664.             button in a three button mouse) is exactly equal to the F1 Key.
  665.  
  666.        ================================= 6 =================================
  667.  
  668.  
  669.  
  670.  
  671.  
  672.        DATA OPERATIONS
  673.  
  674.        This section describes how to add, edit and delete records.
  675.  
  676.  
  677.        * ADDING RECORDS
  678.  
  679.        Adding a record is the process of typing information into blank data
  680.        entry fields.
  681.  
  682.        To add a record to your book file select Add from the Command Menu
  683.        by pressing A, or by using the mouse or arrow keys to highlight Add
  684.        and pressing left mouse button or pressing the ENTER/RETURN key.
  685.  
  686.        Data entry begins with the Title field (top left) and proceeds left
  687.        to right, top to bottom.  At the bottom of the screen is the
  688.        Memo area.
  689.  
  690.  
  691.  
  692.  
  693.        You can enter up to 30 lines of information in the memo field. The
  694.        This is a memo field is like a mini-wordprocessor, all edit keys
  695.        work and words are automatically wrapped at the end of a line.
  696.  
  697.  
  698.  
  699.        NOTE:  The memo field only uses space in the database if you enter data
  700.        in it.  The program allocates space in increments of 255 bytes.
  701.  
  702.  
  703.  
  704.        Saving the book information to disk is accomplished by pressing the
  705.        F10 function key.  If you press ESC or the right mouse button while
  706.        in any field, the information is erased and is not stored on disk.
  707.  
  708.  
  709.  
  710.        You can use the up/down arrow keys and or the mouse to revisit any
  711.        field and edit the information prior to pressing F10 or ESC.  If in
  712.        the memo field, you must press CTRL+PAGE-UP to exit the memo field
  713.        and move back up to the note field.
  714.  
  715.  
  716.  
  717.  
  718.  
  719.  
  720.  
  721.  
  722.  
  723.        ================================= 7 =================================
  724.  
  725.         * DATA ENTRY FIELDS
  726.  
  727.        Each record in the book file contains the following fields.
  728.  
  729.        Field           Contents
  730.        ------------    --------------------------------------------------
  731.        Title           Holds the book title, up to 43 characters.  This
  732.                        is the primary index field.  The first 20 characters
  733.                        are indexed.
  734.  
  735.        Edition         Enter the book edition number, 1st, 2nd, 3rd etc.
  736.  
  737.        Subject         Enter the general subject of the book, mathmatics,
  738.                        computers, etc.  An index field.
  739.  
  740.        Type            Enter the type of book, Childrens, Medical, Text,
  741.                        How To, Catalog etc. An index field.
  742.  
  743.        Pages           Enter the number of pages contained in the book.
  744.  
  745.        Author(last)    Holds the last name of the author, an index field.
  746.  
  747.        Author(first)   Holds the first name of the author.
  748.  
  749.        Copyright       Enter the year the book was copyrighted.
  750.  
  751.        Price           Enter the price paid for the book or current value.
  752.  
  753.        Pur Date        Enter the date the book was bought or obtained.
  754.  
  755.        Cat #           Enter Dewey Decimal system #, or your own numbering
  756.                        system to identify book.
  757.  
  758.        ISBN            Enter the 14 digit ISBN.
  759.  
  760.        Publisher       Enter the name of the books publisher.
  761.  
  762.        Location        Enter the location of the publisher or can hold the
  763.                        physical location of the book.
  764.  
  765.        Note1           Can hold miscelleaneous information.
  766.  
  767.        Note2           Sames as note1.
  768.  
  769.        MEMO            30 line scrollable memo area.  Can be used to enter
  770.                        a synopsis, review or other information.
  771.  
  772.        * EDITING RECORDS
  773.  
  774.        To edit a record select Edit from the menu by pressing E or by using
  775.        the arrow keys or the mouse.  This function allows you to make changes
  776.        to the record displayed on the screen.
  777.  
  778.        After you completed making changes to a field or fields, press F10
  779.        and the changes are saved to your book file.
  780.  
  781.        ================================= 8 =================================
  782.  
  783.  
  784.  
  785.        * EDITING RECORDS - cont
  786.  
  787.  
  788.        If you decide while editing the record that you don't want to save
  789.        the changes, press the ESC key and the changes will be erased and the
  790.        old information restored.
  791.  
  792.  
  793.        * DELETING RECORDS
  794.  
  795.        To delete the record displayed select the Del function from the com-
  796.        mand menu.  A prompt is displayed to confirm deletion of the record.
  797.        Answer Yes to delete the record.
  798.  
  799.  
  800.        SEARCHING
  801.  
  802.        There are two methods provided in the program to search your data-
  803.        base, the FIND key and the SEARCH key.  The BROWSE key also lets
  804.        you look at your database in tabular format and is also explained
  805.        in this section.  The FIND function is quicker and easier to use
  806.        but the Search function allows more complex searches.
  807.  
  808.  
  809.  
  810.        * THE FIND FUNCTION
  811.  
  812.        The FIND key rapidly locates a book by Title, Author(last name),
  813.        Subject or Book Type.
  814.  
  815.        When you select FIND from the command menu a pop-up menu with the
  816.        following choices is displayed: Title, Subject, Type, Author.
  817.  
  818.        Select one of the choices from the menu or press ESC to return to
  819.        the Command Menu.  If you select Title, the following prompt is
  820.        displayed:
  821.  
  822.           Enter Title To Find or ENTER/RETURN For All _________________
  823.  
  824.        A similar prompt is displayed for the other choices if selected.
  825.        The prompt above allows you to specify a string to search for, or
  826.        just press ENTER/RETURN.   If you press ENTER/RETURN key without
  827.        entering a search string, then the data file is displayed indexed
  828.        by the selected choice in the List Book Window.  The cursor will
  829.        be placed at the beginning of the file.
  830.  
  831.        If a search string is entered, the data file is displayed in the
  832.        List Book Window and the cursor is placed on the first record
  833.        that matches the search string.  If the search string is not found
  834.        then a prompt displays saying An Exact Match Not Found and the
  835.        cursor is placed on the record that comes closest to matching the
  836.        string entered.
  837.  
  838.  
  839.        ================================= 9 ================================
  840.  
  841.  
  842.        *FIND FUNCTION - Cont
  843.  
  844.  
  845.        When using the FIND function the data base is displayed in a pop-
  846.        up List Book Window.  You can use the arrow keys, mouse, Tab and
  847.        Page-Up and Page Down keys to scroll through the data base.  The
  848.        Tab key moves the cursor right 10 characters, Shift+Tab moves the
  849.        cursor left 10 characters.  The Page Up and Page Down keys move the
  850.        cursor up and down 10 lines respectively.
  851.  
  852.        A unique way to move through the data base or find a particular
  853.        record is to type a letter or word from the keyboard while the
  854.        List Book Window is displayed.  For example if the you typed the
  855.        letter C then the cursor will move to the first entry or closest
  856.        entry that starts with C.  To move the cursor to another location
  857.        in the C list type another letter, for example U which would disp-
  858.        lay CU in the left lower corner of the window.  The cursor would
  859.        move to the CU location in the data base.  If Author was selected for
  860.        the index and you typed CRUISE, the cursor would move to Cruise in
  861.        the data base.  To erase the letters displayed in the lower left
  862.        corner of the window press the Delete or Backspace key to erase the
  863.        characters.  You can enter other characters to move about the data
  864.        base.  For example enter the letter A to move to the top of the
  865.        data base, then press Delete to erase the character and enter Z to
  866.        move to the end of the data base.
  867.  
  868.        There are several options available to change the List Book
  869.        Window.  The options are displayed at the bottom of the window.
  870.        The options are (1) Brief, (2) Zoom (3) Resize and (4) move.  The
  871.        options are explained below.
  872.  
  873.        List Book Window Options:
  874.  
  875.        (1) Brief - Limits display to only key fields. Can speed that rec-
  876.        ords are accessed when paging around data in the find window.
  877.        Press ALT 'B' to activate and deactivate.
  878.  
  879.        (2) Zoom - List Book Window expands to full screen.  Press ALT 'Z'
  880.        to activate and deactivate.
  881.  
  882.        (3) Resize - Allows you to change the size of the window using the
  883.        arrow keys or mouse.  You can only change the position of the bottom
  884.        and right side of the window.  To activate press ALT 'R'.
  885.  
  886.        (4) Move - Allows you to move the window using the arrow keys or
  887.        mouse.  Press ALT 'M' to activate.
  888.  
  889.        Note: If only one record in the Database matches the search string
  890.        entered then the record is displayed on the main data entry screen
  891.        and not in the find window.
  892.  
  893.        Also pressing ENTER/RETURN when the cursor is over one of the records
  894.        in the List Book Window will display the book on the main data
  895.        entry screen.
  896.  
  897.        ================================= 10 ================================
  898.        THE BROWSE FUNCTION
  899.  
  900.        The browse function works identically to the FIND function except
  901.        you can not enter a string to search for.  The function lets you
  902.        browse through you database indexed by Title, Subject, Author or
  903.        Book Type.  You should use this function if you just want to page
  904.        through your data without looking for a particular item.
  905.  
  906.        THE SEARCH FUNCTION
  907.  
  908.        The FIND function can only perform searches on one of the key fields.
  909.        The search function can perform searches on up to 10 fields, while
  910.        setting up specific search criteria using logical operators.  When
  911.        the Search menu selection is chosen, the book Query Screen is
  912.        displayed along with the menu choices Edit, Recall Quit.
  913.  
  914.        Edit allows you to fill-in the book Query Screen,  Recall will
  915.        display previously saved selections and allows you to load them from
  916.        disk and fill in the book Query Screen.  Quit will return you to
  917.        the main data entry screen.
  918.  
  919.        QUERY SCREEN FIELDS
  920.        There are four fields on the screen used to set up the search cri-
  921.        tiera: Field, Comparator, Value and LogOp.
  922.  
  923.        Field       Press ENTER/RETURN to pop up a pick list of fields
  924.                    that can be tested. NOTE: There are 4 fields for Author,
  925.                    Author_F, Author_L, and  Author.  For example you would
  926.                    use Author_L if looking for a last name only match, ie
  927.                    "Simon".  Use Author to match a first and last name, ie
  928.                    "Burt Simon".
  929.  
  930.        Operator    Press ENTER/RETURN to pop up a pick list or type in one
  931.                    of the seven operators.  This field defines the type of
  932.                    test you want to make.
  933.  
  934.        Value       Enter the value to be compared/tested.
  935.  
  936.        LogOp       Select AND/OR from the pop up list to enter additional
  937.                    selection criteria.  Enter "END" and/or press F10 to
  938.                    stop entering data.
  939.  
  940.        The combination of a Field, an Operator and a Value forms the basic
  941.        selection criteria.  When two basic criteria is joined together by
  942.        a LogOp, this forms a selection pair.
  943.  
  944.        The program evaluates each selection pair separately and combines
  945.        them progressively from top to bottom to determine if each record
  946.        meets the selection criteria.  You can enter up to five selection
  947.        pairs on the screen.
  948.        A screen identical to the data entry screen is displayed with the
  949.        prompt "****** Searching ******" at the bottom of the screen.
  950.        When a match is found the following menu is displayed: "Next, Edit,
  951.        Quit".  The mouse does not work with this menu.  Next starts the
  952.        search process again to find the next match.  Edit functions the
  953.        same as on the data entry screen.  Quit stops the search process
  954.        and returns to the data entry screen.
  955.  
  956.        ================================= 11 ================================
  957.        REPORTS
  958.        The report screen appears when Rpt is selected from the command
  959.        menu.  On the screen is five menus which determine the type of
  960.        report, where to list the report, whether to list all or some of
  961.        the books, the index to use, and line spacing.
  962.  
  963.        Upon arrival at the screen, the following menu is displayed:
  964.        Edit, Continue, Quit.  Edit allows updating of the screen, Continue
  965.        will cause the report to be listed, Quit returns you to the data
  966.        entry screen.
  967.  
  968.        REPORT TYPE MENU
  969.        Title           A pre-formatted report that can be listed to the
  970.                        screen, printer or text file.  Report lists Title,
  971.                        Author and Subject.
  972.  
  973.        Author          A pre-formatted report that can be listed to the
  974.                        screen, printer or text file.  Report lists Author,
  975.                        Title and Subject.
  976.  
  977.        Subject         A pre-formatted report that can be listed to the
  978.                        screen, printer or text file.  Report lists Subject
  979.                        Title, and Author.
  980.  
  981.        Book Type       A pre-formatted report that can be listed to the
  982.                        screen, printer or text file.   Lists Book Type,
  983.                        Subject, Title and Author Last Name.
  984.  
  985.        Valuation       A pre-formatted report that can be listed to the
  986.                        screen, printer or text file.  Lists Title, ISBN,
  987.                        Catalog#, Purchase Date, and Price.  Totals value
  988.                        of all books.
  989.  
  990.        Comprehensive   A pre-formatted report that can be listed only, to
  991.                        a printer or text file.  The report list all fields
  992.                        in the database except for the memo field.
  993.  
  994.        Index Cards     Report listed on 3 X 5 continous form index cards.
  995.                        Can not be listed to the screen.  All fields are
  996.                        listed except for memo field.
  997.  
  998.        Custom          You select the fields to place in report.  Select-
  999.                        ions are made using the Report Format Screen des-
  1000.                        cribed later.
  1001.  
  1002.        Memo            Prints all fields, plus the contents of the memo
  1003.                        field on a single sheet of paper.
  1004.        LIST TO MENU
  1005.  
  1006.        Screen          When selected the report is listed to your monitor.
  1007.  
  1008.        Printer         When selected the report is listed to your printer.
  1009.  
  1010.        Disk            When selected, you are prompted for a filename for
  1011.                        the text file.  Do not add an extension.  The pro-
  1012.                        gram adds the extension .TXT.  The file created can
  1013.                        be edited by any wordprocessor capable of reading
  1014.                        ASCII text.
  1015.        ================================= 12 ================================
  1016.  
  1017.  
  1018.        LIST ALL
  1019.  
  1020.        Yes        List all books in the data file.
  1021.  
  1022.        No         When selected, you will set-up selection criteria using
  1023.                   the Query Screen to list the desired books.
  1024.  
  1025.  
  1026.        SORT BY MENU
  1027.  
  1028.        Select the sort order in which you want your report listed. Choices
  1029.        are Title, Author, Subject and Type.  Selecting  Title would cause
  1030.        the report to be listed in alphabetical order by book title.
  1031.  
  1032.  
  1033.        SPACING
  1034.  
  1035.        Select Single or Double to print the Title, Author, Subject, Type,
  1036.        Valuation and Custom reports with single or double line spacing.
  1037.        Spacing has no effect The Index Card and Comprehensive Reports.
  1038.  
  1039.  
  1040.        REPORT FORMATTER
  1041.  
  1042.        When Custom report is selected from the Report Type Menu, the Report
  1043.        Formatter screen is displayed after completing the current screen.
  1044.        From this screen you select the fields to be included in your report
  1045.        and how you want the fields formatted.
  1046.  
  1047.  
  1048.        REPORT FORMATTER FIELDS
  1049.  
  1050.        Print Field    Enter the name of the field you want printed.  Press
  1051.                       ENTER/RETURN while the field is blank for a pop up
  1052.                       list of fields to select from.  Selecting Author
  1053.                       from the list will print last name, first name of
  1054.                       each. Choose L-MARGIN to set the size of the left
  1055.                       margin.
  1056.  
  1057.        Field Width    This is a display only field and you can not edit it.
  1058.                       it displays the number of characters the selected
  1059.                       field occupies.
  1060.  
  1061.        Print Width    This field allows you to specify the width in charac-
  1062.                       ters that you want the field to occupy on a line.
  1063.                       The number is added to the Line Width displayed at the
  1064.                       bottom of the screen.
  1065.  
  1066.        Wrap(Y/N)      Select YES(Y) when the Field Width is greater than the
  1067.                       Print Width and you want all the field information
  1068.                       printed.  The extra characters will be wrapped to the
  1069.                       next line.  The field information can occupy up to
  1070.                       three lines if wrap is used.
  1071.  
  1072.  
  1073.        ================================= 13 ================================
  1074.        REPORT FORMATTER FIELDS - Cont
  1075.  
  1076.        Wrap(Y/N)     If you select NO(N) and the Field Width is greater
  1077.                      than the Print Width, the extra characters are deleted.
  1078.                      Selecting either YES or NO when the Field Width is
  1079.                      less than or equal to Print Width has no effect on
  1080.                      the printout.
  1081.  
  1082.        Line Width    Display only field.  The field displays the width the
  1083.                      line will occupy as each Print Field and Print Width
  1084.                      is selected. NOTE:  If the Line Width exceeds 79 for
  1085.                      screen reports or for standard carriage printers, the
  1086.                      report will not be formatted properly when listed. If
  1087.                      you have a wide carriage printer, the reports can be
  1088.                      up to 129 characters wide.  The program prints the
  1089.                      reports in regular print and not in compressed print.
  1090.  
  1091.                      If you want to print long lines, I suggest you list
  1092.                      the report to a disk, and import the report into
  1093.                      your wordprocessor, format and print it out.
  1094.  
  1095.        Wrap Example
  1096.  
  1097.        This is a demonstration of the use and non use of Wrap on the Title
  1098.        field.  The Field Width for Title is 43, the selected Print Width is
  1099.        25.  The first line of the example below is with YES for Wrap and the
  1100.        second is with NO for Wrap.
  1101.  
  1102.              Title                   Author       Subject
  1103.           -----------------------------------------------
  1104.        1. Logistics Engineering And  Blanchard    Management
  1105.           Management
  1106.  
  1107.        2. Logistics Engineering And  Blanchard    Management
  1108.  
  1109.        RE-INDEX LIBRARY FILES
  1110.        Book Librarian datafile indexes are contained in four index files,
  1111.        *.K1, *.K2, *.K3, *.K4.  The "*" symbol represents the
  1112.        name of your datafile.  Occasionly indexes become corrupted, that
  1113.        is the index looses its relationship with the datafile from which
  1114.        it was generated. One of the possible causes of corrupt index
  1115.        files are loss of power or a sever power spike while operating the
  1116.        program, or exiting the program without selecting *Quit* from the
  1117.        Main Menu. One of the symptons of corrupted index files, is finding
  1118.        your data out of order when using the find or browse screen.
  1119.        Another symptom is the receiving various error messages, such as
  1120.        "Duplicate Key", or "Unexpected End of File", etc.
  1121.  
  1122.        You *do not* need to Re-Index your files periodically as some
  1123.        programs require.  Your index files are automatically maintained
  1124.        and optimized by the program.  The *only* time you should
  1125.        Re-Index your files are when you have an indication that the
  1126.        indexs are corrupted.  However, Re-Indexing when not needed will
  1127.        not hurt or help your files.
  1128.  
  1129.        To start the Re-Index program, type BLFIX at the DOS prompt (ie)
  1130.        the same place that you type BL to start Book Librarian. You
  1131.        then select your file just like when you start Book Librarian.
  1132.        ================================= 14 ================================
  1133.  
  1134.        COPYRIGHT ENFORCEMENT
  1135.        =====================
  1136.  
  1137.        We have granted you permission to fully evaluate this program for a
  1138.        a period not to exceed 45 days. After 45 days you must register the
  1139.        program or remove it from your computer system.
  1140.  
  1141.        Since you may have forgot about the 45 day deadline or it may have
  1142.        sneaked up on you, on day 46 or later you will receive a notice
  1143.        granting you an extension of the evaluation period.  This extension
  1144.        will allow you to use the program fully 10 more times or for 21 more
  1145.        days whichever occurs first.   When you see this notice you should
  1146.        contact us immediately to get the registered version before the
  1147.        extension period expires.
  1148.  
  1149.        Once the extension period expires, you will not be able to Add, Edit,
  1150.        Copy or Delete data.  You will not be able to access any of the file
  1151.        menu items.  The Search function is inoperative.  You can still print
  1152.        all reports, but you won't be able to use the query feature in reports
  1153.        to limit output.
  1154.  
  1155.        The only way to restore full operation of the program is to get a
  1156.        registered disk from us through the mail.  We cannot pass you any
  1157.        codes via phone or e-mail to restore full operation of the program.
  1158.  
  1159.